BETREUUNG
Ablauf Betreuung Komfort.Steuerberatung.Grabmann
unsere Arbeit, kurz erklärt
Die Arbeit eines Steuerberaters ist für Außenstehende von vielen Klischees und Vorurteilen geprägt. Wir versuchen Ihnen einen Einblick in die Herausforderungen unserer täglichen Arbeit zu geben und so mehr zum Verständnis beizutragen.
Vielleicht hilft Ihnen dieser Vergleich?
Wenn ein Kranker gesund wird, ist es nicht das verabreichte Medikament sondern die Arbeit des Arztes, das gewürdigt wird.
Wenn ein Steuerpflichtiger weniger Steuern zahlt ist es nicht das EDV-Programm, dass beim Ausfüllen der Steuererklärungen verwendet wird, sondern das Fachwissen des Steuerberaters, der die richtigen Schritte zur Steueroptimierung setzt.
Trotz Computers und Verwendung der sehr funktionellen und sehr benutzerfreundlichen BMD Software wird unsere Arbeit nicht einfacher, da immer kurzfristige Gesetzesänderungen herauskommen. Diese "Gesetzesanpassungen" machen Programmänderungen notwendig, die sowohl in unserer Kanzleisoftware als auch bei den Behörden (wie FinanzOnline) korrekt programmiert werden müssen. BMD ist schnell mit der korrekten Umsetzung und die Lösung ist bedienerfreundlich.
Sehr oft ist jedoch die zu verwendende Software der Behörde zum Zeitpunkt des Inkrafttretens noch fehlerhaft und wird erst nach und nach korrigiert. Es stellt sich auch sehr oft heraus, dass die verabschiedeten Gesetze in der Praxis nicht ohne Probleme anwendbar sind bzw umfangreiche Anpassungen notwendig machen.
Damit die uns übertragenen Aufgaben fehlerfrei ausgeführt werden können, müssen nach Abschluss jeden Arbeitsschrittes Kontrollen des "Ergebnisses" durchgeführt werden. Diese Überprüfungen beziehen sich einerseits auf die Plausibilität des Outputs (Steuererklärungen, Auswertungen, ...) andererseits auch auf Inhalt der von uns erfassten Daten. Dabei kommt es immer wieder vor, dass ich mit meinen Mitarbeiter/innen Unklarheiten klären und Steueroptimierungsmaßnahmen für einzelne Klienten besprochen werden. Zu diesem Zweck gibt es bei uns auch wöchentlich - bei Bedarf auch öfter - Mitarbeiterbesprechungen.
Die Software hilft unsere Arbeit kostengünstig erbringen zu können. Das umfassende Wissen des gesamten Teams ist ein wesentlicher Teil unseres Erfolges und unterscheidet uns von vielen Mitbewerbern!
Start der Zusammenarbeit
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Angebot, das 3 Wochen gültig ist. Wenn das Angebot für Sie passt, erhalten Sie von uns als Nächstes einen "Willkommensbrief" mit den wichtigsten Eckpunkten unserer Zusammenarbeit sowie die Vollmacht zur Vertretung vor den Behörden (vor allem beim Finanzamt) sowie bei der Gesundheitskassa (wenn wir eine Lohnverrechnung für Sie erstellen sollen). Die Unterschrift auf die Vollmachten brauchen wir im Original (Übermittlung per Post oder persönlich) oder mittels Handysignatur. Ein Scan mit der von Ihnen unterschriebenen Vollmacht reicht nicht aus.
Bevor wir endgültig starten, müssen wir die Identität unserer Kunden überprüfen. Im Normalfall kommen Sie bitte mit Ihrem Ausweis bei uns im Büro vorbei, damit wir das Original sehen können. Sollte dies aus wichtigen Gründen nicht möglich sein (z.B: räumliche Entfernung), können wir auch folgende mittels Handysignatur unterschriebene Dokumente akzeptieren (digitale Unterschrift auf dem Scan):
· Reisepass oder Personalausweis
· E-Card
· Bankomatkarte (Seite mit Ihrem IBAN)
Die Übermittlung erfolgt entweder verschlüsselt über unsere Upload-Seite oder per Mail (kann von jedem eingesehen werden). Danach sind wir berufsrechtlich und gesetzlich verpflichtet, die Kontrolle Ihrer Identität und unsere Kenntnisse für Ihre Betreuung zu dokumentieren.
Bitte schicken Sie uns keine Unterlagen per Einschreiben, da wir massive Probleme mit der Zustellung per Post von Einschreiben haben.
Nachdem wir Ihre Identität überprüfen konnten, erhalten Sie die Vollmacht zur Vertretung beim Finanzamt und der Gesundheitskasse (wenn wir auch die Lohnverrechnung für Sie erstellen) zur Unterschrift sowie Ihr persönliches Betreuungskonzept. Im Betreuungskonzept ist unter anderem festgehalten wie wir Ihre Buchhaltung (z.B: mit kostenlosem Erfassungsfile oder mittels Ihrem Upload auf eines unserer Internetportale) und Ihren Jahresabschluss (z.B: Bilanz, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Pauschalierung) erstellen.
Erstellung der Buchhaltung
Da die Umsatzsteuer spätestens 45 Tage nach Ende des Monats oder des Quartals an das Finanzamt überwiesen werden muss, bitten wir um Übersendung der Unterlagen bis 15. des Folgemonats, um einen fortlaufenden Arbeitsgang zu gewährleisten. Sollten Sie Buchhaltungsdaten oder Belege früher benötigen oder ist es Ihnen ausnahmsweise nicht möglich die Unterlagen bis zum Termin zu übermitteln, bitte ich um Ihre Info, um eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu vereinbaren.
INFO: Auch bei quartalsweiser Buchhaltung/Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) brauchen wir die Unterlagen bis zum 15. des Folgemonats, da es uns sonst nicht möglich ist für alle unsere Kunden die Steuern bei allen Quartalsbuchhaltung fristgerecht fertig zu stellen.
Tipp: Wenn Sie die Vorbereitung der Belege laufend und nicht am Ende eines Monats durchführen, werden Sie subjektiv betrachtet weniger Zeit dafür aufwenden und es wird für Sie um einiges leichter werden.
Wenn Sie uns alle Belege im Ordner bringen wollen, können Sie dies entweder während der Bürostunden jederzeit bei uns vorbeibringen oder per Post schicken. Bisher haben wir noch alle Belege per Post erhalten, auch wenn diese normal geschickt wurden. Wussten Sie, dass die Haftung der Post bei Einschreiber oder Paketen sehr begrenzt ist und wahrscheinlich nicht den Zeitaufwand für das Besorgen von Rechnungskopien oder den Schaden aus verloren gegangen Sendungen abdeckt?
Bei der digitalen Übermittlung Ihrer Belege verwenden Sie bitte entweder unsere Drop-Box-Freigabe oder fügen Sie diese an eine Email an.
Bei Kleinunternehmer und wenigen Rechnungen erfolgt die Belegerfassung mittels unseres kostenlosen Excel-Erfassungsfiles mit dem Sie auch die Umsatzsteuervoranmeldungen selbst erstellen können.
monatlicher Ablauf zur Erstellung der Buchhaltung
- Übermittlung der Belege durch Sie bis 15. des Folgemonats
- Einbuchen aller Belege durch uns
- Erstellen der Meldungen an das Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung, zusammenfassende Meldung, OSS-Meldung)
- Übermittlung einer Aufstellung der zu zahlenden Steuern und Abgabe bis 10. des übernächsten Monats (bis 5 Tage vor Fälligkeit)
- Übermittlung aller Meldungen an das Finanzamt (1-3 Tage vor Fälligkeit)
Erstellung der Lohnverrechnung
Da, laut Gesetz, der
Gehalt oder Lohn am Letzten jedes Monats beim Dienstnehmer eingelangt sein muss
(Erhalt der Verfügungsmacht), sind in Ihrem Interesse folgende Fristen
einzuhalten:
- bis 15. j.M.: Übermittlung der Daten
- bis 20. j.M.: Abrechnung des laufenden Monats und Versand an
Sie
- bis 25. j.M.: Eintreffen der Abrechnung bei Ihnen,
Banküberweisung
- bis 30. j.M.: Eintreffen der Überweisung beim Dienstnehmer, Barauszahlung
An- und Abmeldungen übermitteln Sie bitte unbedingt vor dem 20. eines Monats. Bitte beachten Sie, dass Anmeldungen vor Arbeitsbeginn (sekundengenau) und Abmeldungen bis zu 7 Tage nach Beschäftigungsende bei der österreichischen Gesundheitskassa gemeldet werden müssen.
Jahresabschluss und Steuererklärungen
Wir senden Ende Februar (GmbH´s) und im April jeden Jahres (andere Kunden) eine auf den Kunden abgestimmte Checkliste der benötigten Unterlagen für den Jahresabschluss des Vorjahres aus. Für die Fertigstellung der Erklärungen haben wir Steuerberater andere Fristen als Unternehmer, die von keinem Steuerberater betreut werden. Dies ist notwendig, da wir es nicht schaffen würden, alle Steuererklärungen unserer Klienten bis 30. Juni des Folgejahres zu erstellen.
Für die Steuererklärungen gelten für uns folgende Termine zur Einreichung:
- bis 31.10. des Folgejahres: 20 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
- bis 30.11.des Folgejahres: 40 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
- bis 31.01. des übernächsten Jahres: 60 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
- bis 28.02.des übernächsten Jahres: 80 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
- bis 31.03.des übernächsten Jahres: 100 % der vertretenen Fälle je Finanzamt
Wir können entscheiden, welche Steuernummer von uns eingereicht wird. Zuerst werden die Bilanzen für GmbH´s erstellt, da diese bis spätestens 30,. September des Folgejahres an das Firmenbuchgericht übermittelt werden müssen (Strafe bei Nichteinhaltung: mind. € 1.400,00). Bei den sonstigen Kunden versuchen wir jene Fälle, bei denen eine große Gutschrift oder Nachzahlung zu erwarten sein wird, früher zu erstellen, da es bei einer Nachzahlung zu Zinsen durch das Finanzamt ab 1. Oktober des Folgejahres kommt.
Obwohl wir sehr oft erst im Frühsommer oder Herbst die Möglichkeit haben, den Jahresabschluss für die oben nicht angeführten Kunden zu erstellen, bitten wir trotzdem um die Übersendung der Unterlagen bis 30. April des Folgejahres.
Ablauf der Bilanzierung und Erstellung der Steuererklärungen
- bis Ende Februar des Folgejahres: Übermittlung einer Aufstellung der benötigten Unterlagen und Informationen Kapitalgesellschaften (z.B: GmbH oder GmbH & Co KG)
- bis 15. März des Folgejahres: Erhalt der Unterlagen für Kapitalgesellschaften
- Anfang April des Folgejahres: Übermittlung einer Aufstellung der benötigten Unterlagen und Informationen für alle anderen Kunden
- bis 30. April des Folgejahres: Erhalt der Unterlagen für alle anderen Kunden
- Durchsicht der erhaltenen Unterlagen
- Beginn der Bilanzierung = Durchsicht/Kontrolle aller Konten
- Berücksichtigung aller möglichen Steueroptimierungen
- Erstellung der Beilagen für die Steuererklärungen (z.B: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)
- Erstellung der Steuererklärungen
- Übermittlung des fertig gestellten Jahresabschluss zur Kontrolle auf augenscheinliche Fehler inklusive eines Begleitschreibens über die steuerlichen Auswirkungen und Empfehlungen für den Ausgleich von Nachzahlungen
- Erhalt des unterschriebenen Jahresabschlusses (Unterschrift im Original oder mittels Handysignatur - ein Scan mit Ihrer Unterschrift reicht nicht)
- Übermittlung der Steuererklärungen und Beilagen an das Finanzamt mittels FinanzOnline
- Erhalt der Bescheide mittels FinanzOnline
- Kontrolle der Bescheide
- Info an Sie über die erhaltenen Bescheide inklusive der Zahlungsfristen und Bankverbindung für Nachzahlungen
- Falls die Bescheide von den eingereichten Erklärungen abweichen, erhalten Sie eine Info über die Sinnhaftigkeit einer Bescheidbeschwerde
- Rückzahlungsantrag beim Finanzamt zur Rückzahlung von Guthaben