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sevDesk
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sevDesk ist ein Erfassungs- und Fakturierprogramm mit dem auch alle Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister sowie die Mahnung von offenen Rechnungen gemacht werden kann.
Es handelt sich um kein Buchhaltungsprogramm und daher ist sevDesk nur für Einnahmen-Ausgaben-Rechner geeignet. Es wird keine doppelte Buchhaltung erstellt, die bei einer GmbH oder Bilanzierer notwendig sind. Außerdem gibt es - für eine gesetzeskonforme doppelte Buchhaltung notwendig - keinen BAO-Export für Prüfungen der Behörden.
sevDesk ist eine deutsche Software, die teilweise auf österreichische Bedürfnisse angepasst wurde. Daher werden vor allem deutsche Steuer- und Buchhaltungsausdrücke verwendet, die sehr oft nicht mit dem österreichischen Begriffen und Regelungen übereinstimmen. Der Export erfolgt im DATEV-Format: DATEV wird von vielen Steuerberatern in Deutschland verwendet; das Gegenstück in Österreich ist BMD.
BMD hat zwar eine Datev-Schnittstelle; der Import scheitert jedoch in ca 99 % der Fälle daran, dass die Stammdatenersterfassung (vor der ersten Buchung) in sevDesk mangelhaft und unvollständig war, sodass die exportierten Daten nur mit großen Zeitaufwand für den Import in BMD adaptiert werden müssen, damit sie österreichischem Recht entsprechen.
Fast immer stimmt daher auch die Umsatzsteuerberechnung der innergemeinschaftlichen Erwerbe bzw für Reverse Charge bei Dienstleistungen an und von ausländischen Unternehmern nicht.
Wir haben sevDesk getestet - auch aus Sicht eines Unternehmers - und wissen daher, wie Sie die Belegerfassung am effizientesten und am einfachsten in sevDesk durchführen können und welche Einstellungen Sie machen müssen, damit auch die Ein- und Verkäufe in und aus der EU korrekt erfasst werden. Wir können Ihnen aber nicht alle deutschen Ausdrücke "übersetzen" und wir können keine sevDesk-Schulungen machen.
Leider müssen wir jedoch fast immer feststellen, dass die notwendigen Stammdateneinstellungen für einen korrekten Buchungsexport vor der Belegerfassung NICHT gemacht wurde. Daher wäre die sev-Desk-Erfassung von uns nur nach umfangreicher Kontrolle und - fast immer Anpassungen - verwendbar ist. Wir nehmen daher keinen csv-Export sondern die in sev-Desk vorhandene Saldenliste als Basis für die Steuererklärungen und kontrollieren - falls notwendig - pro Beleg die korrekte Erfassung.
Wir empfehlen daher die Verwendung von bmd.com (inkl. faktura.com und BaKaWa). Die Einrichtung von sevDesk ist recht einfach, aber die Kosten der (nachträglichen) Anpassungen durch uns, damit Sie sevDesk im Verbund mit uns verwenden können sowie der zusätzliche Zeitaufwand für das händische Übertragen der Umsatzsteuervoranmeldung und der zusammenfassenden Meldung in FinanzOnline war bisher immer höher als bei der Verwendung von bmd.com inkl. der Lizenz- und Einrichtungskosten.
das ist in Österreich zu beachten
Es kann nur die deutsche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden; NICHT jedoch österreichische Erklärungen. Übernehmen Sie daher die Monatssalden Ihrer Einnahmen und Ausgaben in unser - für Kunden - kostenloses Erfassungsfile. Somit können Sie die, in das Erfassungsfile integrierte Umsatzsteuervoranmeldung verwenden, um Ihre Daten in FinanzOnline zu erfassen.
Weiters gibt es keine Möglichkeit, ein Journal oder Konten als pdf-Auswertung zu generieren, sondern man muss in einer Bildschirmsaldenliste bei jedem Konto die Buchungen einzeln aufrufen.
Bevor Sie mit sevDesk starten achten Sie bitte auf die Verwendung österreichischer Kontonummern - standardmäßig sind unter Umständen deutsche Kontonummern vorhanden und befüttern Sie die "Umsatzsteuerregelungen" korrekt, damit vor allem Ihre Ein- und Verkäufe in das EU-Ausland richtig erfasst werden können. Weiters muss eine korrekte Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben erfolgen.
Aus Erfahrung wissen wir allerdings, dass in den Umsatzsteuerregeln bei der Anlage durch unsere Kunden zwar korrekt zwischen Inland und Ausland unterschieden wird. Leider gibt es aber immer wieder Fehler in den erfassten Umsatzsteuerregeln bei
- Importen von Waren aus der EU (innergemeinschaftlicher Erwerb): sevDesk nennt dies "innergemeinschaftlicher Erwerb" mit Aktivierung in der 3. Zeile (für Ausgaben) Link zur sevDesk-Hilfe
- Export von Waren in die EU (innergemeinschaftliche Lieferung): sevDesk nennt dies "innergemeinschaftlicher Lieferung" mit Aktivierung in der 2. Zeile (für Ennahmen) Link zur sevDesk-Hilfe
- Dienstleisungen von ausländischen Unternehmern für unsere Kunden (reverse Charge mit Umsatzsteuerpflicht in Österreich): sevDesk nennt dies "Reverse Charge Drittland" mit Aktivierung in der 3. Zeile (für Ausgaben). Link zur sevDesk-Hilfe
- Dienstleisungen an ausländische Unternehmern durch unsere Kunden (reverse Charge mit Umsatzsteuerpflicht im Ausland): sevDesk nennt dies "Reverse Charge Drittland" mit Aktivierung in der 2. Zeile (für Einnahmen). Link zur sevDesk-Hilfe
Man kann zwar die Stammdaten nachträglich ändern, nicht jedoch die davor - mit den falschen Regeln - erfassten Buchungen. Für diese Korrekturen müssten Sie entweder alle Buchungen nochmals durchsehen und korrigieren oder wir machen dies im Zuge des Jahresabschlusserstellung "in Bausch und Bogen" - was natürlich auch uns Zeit kostet. Wir kontrollieren in diesem Fall alle auf den einzelnen Konten verbuchten Belege und müssen jede Buchung auf die korrekte Versteuerung durchsehen. Im Regelfall ist trotzdem die Änderung durch uns am sinnvollsten, auch wenn es extra was kostet.
Die Belegerfassung entspricht den gesetzlichen Voraussetzung für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Im Falle einer Prüfung besteht jedoch keine Möglichkeit den geforderten BAO-Export zur Verfügung zu stellen. Außerdem muss dem Prüfer ein sevDesk-Zugang zur Verfügung gestellt werden, damit dieser über die Auswertung "EÜR - Einnahmen-Überschuss-Rechnung" auf die Konten und die Belege zugreifen kann. Es kann sein, dass der Prüfer damit ein Problem hat und Ihre Belegerfassung - seinem Empfinden nach - als mangelhaft registriert. Auf jeden Fall würde dies keine angenehme Atmosphäre für eine Prüfung schaffen. Zusätzlich hat der Prüfer vollen Zugang auf all Ihre Aufzeichnungen und internen Informationen.
unsere Unterstützung
Wir können zwei Arten der Unterstützung anbieten:
- den Import Ihrer Kontenstammdaten und Ihrer Buchungen. Wir haben ein Importfile für BMD (unserer Bürosoftware) erstellt und können Ihre Buchungen und Ihre (Konten)Stammdaten importieren.
- den Import Ihrer Kontenstammdaten und die Salden Ihrer erfassten Einnahmen- und Ausgaben je Konto auf Basis der abrufbaren Saldenliste
Import Ihrer Buchungen und Ihrer (Konten)Stammdaten:
Voraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Stammdaten - wie oben beschrieben - korrekt erfasst haben. Wir sollten daher vor dem Import Ihre Stammdaten und Umsatzsteuerregeln kontrollieren. Wenn wir Fehler finden (war bisher immer der Fall) werden wir auf jeden Fall die Stammdaten und Umsatzsteuerregeln richtig stellen. Die Korrektur der Buchungen müsste jedoch einzeln erfolgen. In der Praxis ist dies meistens sehr zeit- und kostenintensiv.
Import Ihrer Saldenliste samt Import Ihrer Kontenstammdaten:
In der Praxis hat sich diese Vorgangsweise als die sinnvollere und kostengünstigere Lösung heraus kristallisiert. Wir übernehmen nur die Salden der in sevDesk vorhandenen Gewinn- und Verlustrechnung zur Erstellung Ihrer Steuererklärungen.
Bevor Sie mit sevDesk starten, melden Sie sich bitte bei uns wegen der Stammdatenanlage, weil Anpassungen notwendig sind, damit der Buchungsimport bei uns ohne weitere Anpassungen möglich ist. Wir können aber keine Softwaregrundschulung anbieten
Wir empfehlen daher, sowohl die Belegerfassung als auch die Fakturierung (Erstellen und Versand von Kundenrechnungen) mittels bmd.com zu machen. Bei bmd.com können Sie zusätzlich auch auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen. Auf jeden Fall sind die Einrichtungskosten bei bmd.com niedriger als bei sevDesk; bmd.com bietet daher das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis.